Quản lý lãng phí trong phòng thử nghiệm

Quản lý lãng phí trong phòng thử nghiệm

Ks. Nguyễn Hữu Dũng

Tổng thư ký Hội các phòng Thử nghiệm Việt Nam

Chủ nhiệm đề tài “Nghiên cứu áp dụng Lean trong phòng thử nghiệm”

Lời tác giả: Một phòng thử nghiệm dù lớn hay nhỏ cũng đều có rất nhiều vấn đề phải quản lý. Từ nguồn nhân lực, máy móc thiết bị, môi trường làm việc, hóa chất vật tư đến năng lượng tiêu hao…vv, đều có thể bị lãng phí. Nếu bạn là một nhà quản lý phòng thử nghiệm thực thụ thì vấn đề giảm lãng phí trong phòng thử nghiệm sẽ là vấn để luôn ấp ủ trong bạn nhưng làm thế nào để giảm lãng phí một cách đúng đắn?. Nếu không có giải pháp thì có khi giảm lãng phí chỗ này mà lại gây lãng phí chỗ khác nhiều hơn và không phải tự nhiên chúng ta thường nói: “lãng phí là do tiết kiệm mà ra!”. Bởi lẽ nhiều người cho rằng cứ tiết kiệm là sẽ giảm lãng phí nhưng nếu tiết kiệm không đúng cách thì lãng phí chắc chắn sẽ nhiều hơn.

Với sự ủng hộ của TS Nguyễn Hữu Thiện, Chủ tịch Hội các phòng Thử nghiệm Việt Nam. Ông cũng đồng thời là sáng lập viên kiêm Chủ tịch câu lạc bộ Lean 6 Sigma của Việt Nam, tôi cùng với một số đồng sự đã triển khai đề tài nghiên cứu áp dụng Lean trong phòng thử nghiệm. Qua 03 năm khảo sát, nghiên cứu và phân tích dữ liệu tại 02 phòng thử nghiệm của công ty cổ phần chứng nhận và giám định VinaCert, nhóm nghiên cứu đã rút ra nhiều bài học quý giá về vấn đề quản lý lãng phí trong phòng thử nghiệm.

Kể từ số này, thay mặt nhóm nghiên cứu, tôi sẽ từng bước chuyển tải kết quả khảo sát, nghiên cứu để bạn đọc tham khảo. Nội dung truyền tải có thể không đầy đủ, Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu thêm có thể trao đổi với Tôi qua địa chỉ liên hệ của Tạp chí.

I. Tại sao lại là Lean mà không là cái khác?

Lean Manufacturing hay còn gọi là phương pháp sản xuất tinh gọn là Hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí và những bất hợp lý trong quá trình sản xuất/kinh doanh. Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất. Lean Manufacturing đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty sản xuất hàng đầu trên toàn thế giới, dẫn đầu là các nhà sản xuất ôtô lớn và các nhà cung cấp thiết bị cho các công ty này. Nhận thấy lợi ích của hệ thống Lean, một số nhà khoa học bao gồm các giáo sư, tiến sỹ, các nhà khoa học của các phòng thử nghiệm của các nước: Mỹ, Anh, AiLen và một số nước châu Âu đã nghiên cứu áp dụng Lean trong phòng thử nghiệm (Lean Laboratory). Phòng thử nghiệm Lean hay còn gọi là phòng thử nghiệm tinh gọn tập trung vào mục tiêu tiến hành công việc thử nghiệm sản phẩm và vật liệu sao cho có hiệu quả nhất về chi phí, giảm thời gian chờ đợi. Phòng thí nghiệm tinh gọn có nghĩa là làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.

Tam giác ma thuật

Hình: Thành công được đo lường bởi

“Tam giác Ma thuật”. Ba góc phải được cân bằng. Q: Chất lượng, R: Nguồn lực, T: Thời gian

II. Các loại lãng phí trong phòng thử nghiệm:

Bản chất của áp dụng Lean là loại bỏ lãng phí và bất cứ hành động nào mà không mang lại lợi ích gì cho khách hàng đều bị coi là lãng phí và cần phải loại bỏ. Từ quan điểm chủ đạo đó, việc áp dụng sản xuất tinh gọn trong phòng thử nghiệm rất cần phải xác định cụ thể các loại lãng phí. Theo lý thuyết cơ bản của Lean thì trong bất cứ hoạt động sản xuất nào cũng tồn tại 7 loại lãng phí là:

  • Defects – Sản phẩm lỗi;
  • Over-production – Sản xuất dư thừa;
  • Waiting time – Thời gian chờ;
  • Transportation – Vận chuyển;
  • Inventory – Hàng tồn kho;
  • Motion – Di chuyển; và
  • Extra processing – Xử lý thêm

Tương đương với phòng thử nghiệm sẽ tồn tại 07 loại lãng phí là:

  • Sản phẩm lỗi là: Kết quả thử nghiệm thiếu tin cậy, bị khiếu nại, phải làm lại;
  • Sản xuất thừa là: tổ chức công việc không tốt, dẫn đến tỷ lệ mẫu QC/mẫu dịch vụ cao hoặc hoạch định không tốt dẫn đến phát triển các phương pháp thử nhưng không có khách hàng sử dụng;
  • Thời gian chờ là: Một mẫu phải phân tích nhiều chỉ tiêu, phòng thử nghiệm lại tập trung thực hiện các chỉ tiêu có thời gian kỹ thuật ngắn trước trong khi kết quả cuối cùng lại phải chờ kết quả thử nghiệm các chỉ tiêu có thời gian kỹ thuật dài nên dẫn đến thời gian trả kết quả chung không đúng hẹn hoặc khi có mẫu nhưng phòng thử nghiệm lại phải chờ hóa chất, dụng cụ, chất chuẩn… dẫn đến kết quả cũng không được trả đúng hẹn;
  • Vận chuyển là: việc vận chuyển và bảo quản mẫu không đúng quy định, dẫn tới kết quả thử nghiệm bị khiếu nại và đây là nguyên nhân dẫn đến sản phẩm lỗi;
  • Hàng tồn kho là: do hoạch định không tốt nên hóa chất, vật tư tồn trong kho nhiều. Đôi khi việc mua chất chuẩn chủng chuẩn phải chi trả một khoản rất lớn nhưng lại bị hết hạn sử dụng;
  • Di chuyển là: việc bất hợp lý trong việc bố trí máy móc, thiết bị, dẫn đến xuất hiện nhiều động tác thừa hoặc việc bố trí các thiết bị không liên hoàn cũng dẫn đến tồn tại nhiều động tác thừa;
  • Xử lý thêm là: hậu quả của việc không làm đúng ngay từ đầu, dẫn đến khi phát hiện lỗi thì có thể phải quay lại làm từ đầu dẫn đến lãng phí công sức và vật tư hoặc hóa chất dư trong bình/ống buret sau khi dùng xong không được bỏ đi ngay mà để đến hôm sau mới rửa thì thời gian rửa sẽ tốn hơn nhiều;

Với 07 loại lãng phí cơ bản trên thì trong phòng thử nghiệm còn tồn tại một loại lãng phí thứ 8 nữa là:

  • Không tận dụng khả năng của mọi nhân viên (Not engaging all employees), đây là loại lãng phí rất khó để đo lường. Việc áp dụng KPI cũng không thể đánh giá được khả năng tận dụng năng lực nhân viên, nhưng nếu một phòng thử nghiệm không tạo điều kiện để mọi thành viên của phòng thử nghiệm đó phát huy hết năng lực của mỗi cá nhân thì phòng thử nghiệm đó không thể phát triển được

III. Điều tiên quyết trước khi áp dụng Lean:

Triển khai áp dụng thử nghiệm tinh gọn đòi hỏi phải có hệ thống đo lường cụ thể thì mới có thể đánh giá được hiệu quả của áp dụng Lean. Nhiều phòng thử nghiệm của Việt Nam không có hệ thống ghi nhận các hoạt động nên không thể có dữ liệu đánh giá trước và sau khi áp dụng Lean. Do vậy, trước khi áp dụng Lean có hiệu quả cần phải thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng thử nghiệm. Phổ biến hiện nay, các phòng thử nghiệm đều áp dụng tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 phiên bản 2005 hoặc 2017.

Mục tiêu của việc áp dụng ISO/IEC 17025 là cung cấp kết quả thử nghiệm một cách ổn định và tin cậy chứ không phải là một hế thống quản lý hiệu quả. Muốn đánh giá hiệu quả của phòng thử nghiệm phải áp dụng Lean mà muốn áp dụng Lean thì phải xây dựng hệ thống đo lường các chi phí thì mới đánh giá được sự lãng phí. Do vậy để áp dụng Lean, trước hết các phòng thử nghiệm phải xây dựng phần mềm quản lý để ghi lại tất cả các hoạt động một cách khách quan để từ đó xác định các chi phí cho mỗi loại lãng phí trên trước khi áp dụng Lean thì mới có thể đánh giá được chính xác phòng thử nghiệm đó đang tồn tại loại lãng phí gì. Từ đó mới có biện pháp loại bỏ lãng phí. Thời gian tới, nhóm nghiên cứu đề tài sẽ xây dựng phần mềm quản lý cơ bản áp dụng cho các phòng thử nghiệm với các modun: nhận và trả yêu cầu thử nghiệm; quản lý thiết bị; quản lý hóa chất vật tư để các phòng thử nghiệm áp dụng. Trên cơ sở đó, phòng thử nghiệm có công cụ để lưu giữ các thông tin cần thiết cơ bản làm cơ sở để áp dụng Lean sau này.

IV. Các loại lãng phí điển hình trong phòng thí nghiệm

Nhận diện và phân loại lãng phí trong phòng thử nghiệm

Cách để tăng hiệu quả trong Quản lý phòng thí nghiệm tinh gọn là tránh lãng phí. Có một số loại lãng phí có thể tránh được; 8 trong số đó được mô tả ngắn gọn sau đây.

1. Sản phẩm lỗi

Các sản phẩm lỗi sẽ yêu cầu phải làm lại hoặc bị loại bỏ. Ngoài ra, quá trình thử nghiệm sẽ bị gián đoạn phải làm lại từ đầu (quá trình phản ứng)

Sản phẩm lỗi Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Chi phí phát sinh;

• Kim hãm năng lực sản có;

• Ra kết quả thử nghiệm chậm;

• Khách hàng không hài lòng;

• Không hiệu quả

• Không nên chuyển các chất từ giấy cân sang bình không vì có thể có dư lượng độc tố, cân không sạch…vv gây ô nhiễm chéo. • Việc chuẩn bị mẫu không đúng. ví dụ: mẫu không được rải đều trên đĩa cân dẫn đến kết quả cân không chính xác
Những cải thiện đáng kể • Tối ưu hóa chuỗi Thực hiện CIP, 55 hoặc khử từ • Sử dụng thùng chứa ErgoClips giữ nguyên bị để cân trực tiếp hoặc sử dụng các đầu định lượng tự động. • Triển khai trên SOP với hướng dẫn rõ ràng về việc làm thế nào để rải đều mẫu trên đĩa cân

2. Sản xuất thừa

Tất cả các sản phẩm được sản xuất mà không có đơn đặt hàng của khách hàng. Sản xuất dư thừa sử dụng hết lao động, vật liệu, không gian và nguồn tài chính, do đó làm tắc nghẽn việc sản xuất sản phẩm của khách hàng đã có đơn đặt hàng

Sản xuất thừa Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Hàng hóa và/hoặc chất thử không cần thiết;

• Quá nhiều thông tin;

• Kìm hãm phát huy năng lực Phòng thí nghiệm;

• Tăng thời gian quay vòng và giảm sản lượng:

• Thời gian phản ứng thay đổi;

• Thiều nguyên liệu và phụ tùng, vật tư.

• Dễ dàng tính độ đậm đặc thực tế nếu thực hiện cân một bình 100ml thay vì bình 25ml dẫn đến dung dịch nhiều hơn yêu cầu và do đó gây lãng phí hơn • Một máy hút ẩm halogen chỉ đo một mẫu một lần mặc dù chậm hơn nhiều so với một lò sấy khô có thể do nhiều mẫu / lô nhưng không cần thiết
Những cải thiện đáng kể • Thực hiện đúng lúc

• Kaizen/CIP

• Thực hiện đổi mới và công nghệ mới để giải quyết vấn đề

• Sử dụng dòng cân XPE mới với máy tỉnh tích hợp hoặc phần mềm Labx với các phương pháp tích hợp và cơ sở dữ liệu sản phẩm • Sử dụng máy hút ẩm để kiểm tra nhanh chóng thông qua quá trình sản xuất thực hiện một phương pháp xác nhận hợp lệ tương ứng với phương pháp tham chiếu nếu có yêu cầu

3. Thời gian chờ

Các quy trình trì trệ hoặc không dùng đến, thiếu nguyên liệu, các nguồn lực bị lỗi hoặc không phù hợp, đều có thể làm ứ đọng các nguồn lực mà không thể được sử dụng trong thời gian chờ này.

Thời gian chờ Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Thời gian chờ nếu nguyên liệu bị hết hoặc không được đặt mua kịp thời,

• Nếu thiết bị thí nghiệm bị lỗi hoặc bị dừng (đang chờ thực hiện bảo trì, hiệu chuẩn hoặc bị lỗi);

• Thiết bị thí nghiệm bị dùng:

• Bằng cách thực hiện quy trình ít quan trọng hơn;

• Bằng cách thay đổi cài đặt của thiết bị hoặc dụng cụ.

• Không gian bán làm việc trong phòng thí nghiệm bị hạn chế và vị trí cân tối ưu thường khó tìm. Nhân viên phòng thí nghiệm đi lại nhiều, cửa phòng thí nghiệm thường được sử dụng, hệ thống điều hòa không lý tưởng. Do đó cân thường không ồn định với thời gian cân dài lâu • Việc lập lại của kết quả độ ẩm bị tổn hại nghiêm trọng bởi cửa số và bộ điều hòa không khí. Vì lý do này, cần đo lần thứ hai. Các phương pháp độ ẩm chưa được tối ưu hóa và tốn quá nhiều thời gian (>15 phút)
Những cải thiện đáng kể • Áp dụng nguyên tắc đúng lúc (JIT)

• Kanban Kaizen/CIP

• Thực hiện những đổi mới và công nghệ mới giúp giảm thời gian chờ

• Sử dụng cân SmartPan hoặc SmartGrid để cân dưới các điều kiện môi trường khó khăn và cải thiện tính ổn định • Vị trí phù hợp cho máy phân tích độ ẩm là rất quan trọng. Thường bị xem nhẹ bởi các nhà quản lý phòng thí nghiệm, máy phân tích độ ẩm halogen nên được bố trí cần thận trong phòng thí nghiệm

4. Không tận dụng khả năng của mọi nhân viên

Không tận dụng kinh nghiệm và kiến thức của các nhân viên tham gia vào quá trình tối ưu hóa quy trình tổng thể cũng được coi là lãng phí.

Khả năng của nhân viên Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Doanh số nhân viên;

• Các phương pháp phức tạp;

• Đào tạo nhân viên không đầy đủ:

• Không theo đúng các tiêu chuẩn;

• Thiết bị hư hỏng hoặc bảo dưỡng kém;

• Thiếu sự quản lý và hỗ trợ:

• Tai nan.

• Thông thường các kỹ thuật viên phòng thí nghiệm chỉ sử dụng 80% khả năng cân bởi vì họ không biết tất cả các tính năng và chức năng của nó. • Nhân viên phòng thí nghiệm thường không được đào tạo đủ để làm khô mẫu bằng máy phân tích độ ẩm halogen và không sử dụng dụng cụ này với toàn bộ chức năng của nó.
Những cải thiện đáng kể • Thường xuyên tiến hành đào tạo là điều cần thiết. Bảo trì dự phòng theo kế hoạch rất quan trọng đối với thiết bị phòng thí nghiệm. Các nhà cung cấp thường cung cấp đào tạo tại chỗ, các khóa học trực tuyến và các hợp đồng dịch vụ. • Các kỹ thuật viên phòng thí nghiệm có thể tham dự các khóa học trực tuyến “Cân phòng thí nghiệm: Các ảnh hưởng bên ngoài và làm sạch”, học trực tuyến “Kiểm tra thường lệ đúng đắn” và học trực tuyến “cân theo điều kiện khắc nghiệt”. • Các máy phân tích độ ẩm HX, HS và HC có chức năng phím tắt trên màn hình chính, cho phép nhân viên vận hành không được đào tạo thực hiện việc sấy khô, chỉ đào tạo cơ bản và tham gia khóa học trực tuyến.

5. Vận chuyển

Vận chuyển vật liệu không cần thiết không mang lại lợi ích trực tiếp cho khách hàng. Nhưng sử dụng các nguồn nhân lực.

Vận chuyển Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Chất thử được sử dụng cho cột làm giàu (cho HPLC) nên được chuẩn bị trên cân. Không may nếu ai đó quên đặt hóa chất. Phải mất 01 ngày để có vật tư mới từ kho lưu trữ chính;

• Chi phí phát sinh vì những di chuyển không có kế hoạch;

• Giảm hiệu quả;

• Công việc hành chính phát sinh.

Những cải thiện đáng kể • Chi phí và thời gian vận chuyển không cần thiết và đồng thời gây hại cho môi trường • Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển và thực hiện theo quy trình

6. Hàng tồn kho

Giữ hàng tồn kho làm bộ đệm sản xuất có thể giấu các thiếu sót. Giống như sản xuất thừa, hàng tồn kho thừa lưu vốn, không gian và tạo ra chi phí vô giá trị. Tuy nhiên, hàng tồn kho có thể được yêu cầu để duy trì thời gian phản hồi nhanh.

Hàng tồn kho Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Các vấn đề doanh thu hàng tồn kho;

• Không gian kho hàng;

• Chi phí hành chính phát sinh;

• Giâm sự mình bạch;

• Không thường xuyên sạch.

• Sử dụng lò sấy giải quyết nhiều mẫu, tất cả được đo ngay cùng một thời điểm
Những cải thiện đáng kể • Tối ưu hóa doanh thu hàng tồn kho: Đưa ra Pull và Kaban;

• Chuỗi giá trị.

• Sử dụng trên cân XPR với mây tỉnh tích hợp cùng với phần mềm LabX với các phương pháp tích hợp và dữ liệu cơ sở sản phẩm • Có thể thực hiện phân tích hút ẩm Halogen nhanh hơn, nhưng luôn chỉ với một mẫu, không sử dụng các chảo nhôm một lần, dùng chảo thép tái sử dụng tốt hơn

7. Di chuyển/ khoảng cách

Nhân viên di chuyển hoặc vận chuyển thiết bị vượt quá yêu cầu thực hiện quy trình.

Di chuyển khoảng cách Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Nơi làm việc bận rộn, náo nhiệt,

• Không phát huy năng lực;

Giao hàng quả chậm;

• Ánh hưởng môi trường;

• Điều kiện khắc nghiệt;

• Áp lực thêm trong xử lý công việc hàng ngày.

– Các kỹ thuật viên phòng thí nghiệm thường sử dụng cân bán vi mô và vĩ mô để cân trọng lượng tịnh mẫu nhỏ nhất:

• Các cân nhạy cảm này đôi khi cần một phòng cân riêng biệt:

– Với sự đổi mới nhất ví dụ bộ cảm biến trọng lượng XPE, cân này có thể được đặt vị trí gần phòng thí nghiệm, thậm trí trong phòng thí nghiệm.

• Thông thường không thể để một máy hút ẩm gần dây nơi tiền hành thử nghiệm bởi vì nó quá nhạy cảm với các điều kiện bên ngoài (ví dụ: rung động, không khí) có thể dẫn đến kết quả không ổn định hoặc không chính xác.
Những cải thiện đáng kể • Cải thiện việc đào tạo cán bộ.

– Sử dụng đùng người, cho đùng nhiệm vụ.

• Xác định các lĩnh vực có vấn đề.

• Tối ưu hóa công việc. và bàn làm việc.

• Tính thời gian và khoảng cách đi lại cho các công việc hàng ngày

• Sử dụng trên căn XPE/XPR với máy tính tích hợp cùng với phần mềm Labx với các phương pháp tích hợp và dữ liệu cơ sở sản phẩm • Máy hút ẩm halogen thế hệ mới nhất (HX/HS/HC) có thể được đặt vị trí thuận tiện gần nơi thử nghiệm cho tốc độ và hiệu quả tối đa. Thiết kế cơ học và đặc tính phần mềm được cải thiện (kính chắn gió và treo đĩa cân) ổn định hơn

8. Xử lý thêm

Không có trong quy trình, có nguồn lực không thích hợp hoặc các hệ thống không phù hợp, nói chung làm cho các quy trình khó kiểm soát. Điều này gây ra lỗi, giảm tính linh hoạt và dẫn đến làm hỏng quy trình và thời gian chờ vô ích.

Xử lý thêm (CIP) Ảnh hưởng đến Phòng thí nghiệm Ví dụ cân Ví dụ phân tích độ âm
• Quá trình phức tạp;

– Các phương pháp & công cụ không thích hợp;

• Không làm việc theo tiêu chuẩn;

– Nhân viên có tay nghề không hài lòng.

• Nơi làm việc phi tổ chức và phi kinh tế;

• Kỹ thuật viên phòng thí nghiệm cần cân độ phân giải cao cho trọng lượng tịnh nhỏ nhất của mẫu, cũng như cân bằng công suất cao. Liên hệ với nhà sản xuất cân để có một giải pháp chuyên dụng. • Phương pháp sấy thường không phủ hợp đối với mẫu; tuy nhiên tiếp tục cho kết quả lập lại.
Những cải thiện đáng kể – Kaizen / CIP;

• Tối ưu hóa dòng chảy;

• Lập bản đồ chuỗi giá trị;

• Tạo SOPs và giới thiệu các khóa đào tạo thường xuyên.

Sử dụng dòng cân mới XPE / XPR với máy tính tích hợp hoặc phần mềm Labx cùng với các phương pháp tích hợp và cơ sở dữ liệu sản phẩm. • Xem lại phương pháp sấy, thử sử dụng ít mẫu hơn, tăng nhiệt độ sây, hoặc tính thời gian hẹn giờ.

V. Một số thuật ngữ thường được sử dụng khi xây dựng “Phòng thử nghiệm tinh gọn”.

Giới thiệu các bước triển khai phòng thử nghiệm tinh gọn. Trước hết, chúng ta cùng hiểu và thống nhất một số thuật ngữ thường được sử dụng khi xây dựng “Phòng thử nghiệm tinh gọn”.

Từ điển – Thuật ngữ về “Phòng thử nghiệm tinh gọn”

1. 5 Tại sao?

Hỏi “tại sao” năm lần bất cứ khi nào gặp phải vấn đề; Lặp lại câu hỏi giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề để có thể đưa ra các biện pháp đối phó và giải quyết hiệu quả.

Phạm vi: Giải quyết vấn đề

2. 6 S

Phương pháp tổ chức nơi làm việc: Tên gọi bắt nguồn từ sáu bước thực hiện cần thiết và các từ (mỗi từ bắt đầu với S) được sử dụng để mô tả từng bước: Sort-Phân loại; Set in Order-Sắp đặt thứ tự; Shine-Sạch sẽ, gọn gàng; Standardize-Chuẩn hóa; Sustain-Duy trì và Safety-An toàn.

Phạm vi: Một phương pháp tối ưu hóa về nơi làm việc để đạt hiệu quả và an toàn

3. Biểu đồ mối quan hệ

Tổ chức, sắp xếp các thông tin khác nhau bằng cách: ghi các thông tin đơn lẻ vào các thẻ; Nhóm các thẻ có thông tin tương tự nhau một cách sáng tạo; Chọn thẻ có thông tin tóm tắt nhất trong từng nhóm thẻ làm thẻ tiêu đề.

Phạm vi: Công cụ động não

4. Mục tiêu hàng năm

Trong việc triển khai chính sách, các mục tiêu năm nay sẽ cho phép bạn đạt được các mục tiêu đột phá 3-5 năm của mình.

Phạm vi: Trọng tâm chiến lược

5. Tự động hóa

Thuật ngữ chỉ sự tự động hóa tự động hoặc tự động hóa trong sự giao tiếp với con người.

Phạm vi: Giảm khiếm khuyết

6. Nút cổ chai

Nút cổ chai là nơi thuộc chuỗi giá trị ảnh hưởng tiêu cực đến sản lượng; Giới hạn năng lực nguồn nhân lực. Một nút cổ chai sẽ không cho phép một hệ thống đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Phạm vi: Cản trở chuỗi công việc

7. Dụng cụ động não

Dụng cụ động não là một thiết bị hướng sự chú ý đến sản phẩm lỗi, thiết bị báo bất thường các vấn đề khác, hoặc thông báo tình trạng và nhu cầu của một hệ thống thông thường bằng đèn – đèn đỏ cho chế độ hỏng, đèn hổ phách để hiển thị hiệu suất và đèn xanh cho chế độ hoạt động bình thường .

Phạm vi: Công cụ trực quan

8. Sơ đồ nguyên nhân và kết quả

Đây là một công cụ giải quyết vấn đề được sử dụng để thiết lập các mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả.

Phạm vi: Cải thiện chất lượng

9. CEDAC

CEDAC là chữ viết tắt cho Sơ đồ nguyên nhân và kết quả với việc bổ sung các Thẻ. Đây là một phương pháp liên quan đến các thành viên trong nhóm, trong quá trình giải quyết vấn đề.

Phạm vi: Cải thiện chất lượng

10. Sản xuất “tế bào”

Đây là một cách tiếp cận trung tâm sản xuất (tế bào) có tổng công suất cần sản xuất ra một mặt hàng hoặc một nhóm các mặt hàng tương tự; Tương phản với việc thiết lập các trung tâm làm việc dựa, trên cơ sở các thiết bị hoặc tương tự trong trường hợp đó, các mục phải di chuyển giữa các trung tâm làm nhiều việc trước khi hoàn thành.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

11. Chaku-Chaku

Thuật ngữ tiếng Nhật về “Load-Load”. Nó đề cập đến một dây chuyền sản xuất nâng lên đến mức độ hiệu quả cho phép các nhà vận hành chỉ cần tải phần đó và chuyển sang hoạt động tiếp theo, không tốn nhiều công sức khi dỡ hàng.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

12. Chuyển đổi

Chuyển đổi là khái niệm được sử dụng trong sản xuất, thời gian từ khi sản phẩm “tốt” cuối cùng rời khỏi máy cho đến khi sản phẩm “tốt” đầu tiên của sản phẩm tiếp theo được sản xuất trên máy đó, bao gồm khởi động, kiểm tra sản phẩm đầu tiên và điều chỉnh.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

13. CIP

Một quá trình cải tiến liên tục, thường được gọi là quá trình cải tiến liên tục (viết tắt là CIP hoặc CI), là sự nỗ lực không ngừng để cải tiến sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình.

Phạm vi: CIP

14. CpK

Các chỉ số năng lực quá trình Cp và CpK là các tham số được sử dụng để đánh giá thống kê quy trình trong công nghệ sản xuất.

Phạm vi: CIP

15. Biểu đồ xương cá

Hiển thị các nguyên nhân của một trường hợp cụ thể. Sử dụng thông thường biểu đồ xương cá trong việc thiết kế sản phẩm và ngăn ngừa sản phẩm lỗi để xác định các yếu tố tiềm ẩn ảnh hưởng toàn bộ kết quả. Mỗi nguyên nhân của sự không hoàn hảo là một nguồn biến dị. Nguyên nhân thường được phân thành các loại chính để xác định những nguồn biến dị này. Các loại nguồn 5M thường bao gồm:

Nhân lực: Bất cứ người nào liên quan đến quá trình này.

Phương pháp: Quá trình được thực hiện như thế nào và các yêu cầu cụ thể để thực hiện nó như các chính sách, quy trình, quy tắc, quy định và luật định.

Máy móc: Bất kỳ thiết bị, máy tính, công cụ, vv … cần thiết để hoàn thành công việc.

Nguyên liệu: Nguyên liệu, phụ tùng, bút, giấy, vv… được sử dụng để sản xuất sản phẩm cuối cùng.

Môi trường: Các điều kiện, chẳng hạn như vị trí, thời gian, nhiệt độ, và môi trường văn hoá mà quá trình hoạt động.

Phạm vi: Cải thiện chất lượng

16. Chuỗi

Là thành quả công việc hoặc thông tin nhận được khi nó tiến hành theo chuỗi giá trị. Chuỗi thách thức chúng ta tổ chức lại chuỗi giá trị liên tiếp… “từng chuỗi từng chuỗi, không ngừng”. Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

17. Hansei

Thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là thừa nhận sai lầm của chính bạn và cam kết cải thiện bản thân thông qua suy nghĩ cá nhân sâu sắc.

Phạm vi: CIP

18. Heijunka

Quá trình san lấp mặt bằng sản xuất nhằm giảm thiểu tác động theo mức độ cao và thấp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nó bao gồm sản lượng sản xuất và mức độ sản xuất.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

19. Jidoka

Một hình thức tự động hóa, trong đó, máy móc/dụng cụ tự động kiểm tra từng mặt hàng sau khi sản xuất, ngừng sản xuất và thông báo nếu phát hiện có một sản phẩm lỗi.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

20. Vừa đúng lúc (JIT- Just in time)

Một hệ thống quản lý quy trình sản xuất dẫn đến việc cân bằng dòng, chuỗi một sản phẩm và ít hoặc không có hàng tồn kho dư thừa. Một chiến lược tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm chất lượng, với số lượng cần thiết, khi cần.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

21. Kaizen

Thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi cho tốt hơn”, ap dụng cho các tổ chức kinh doanh. Nó hàm ý sự cải tiến liên tục, liên quan đến tất cả mọi người.

Phạm vi: CIP

22. Kanban

Kanban là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

23. Các chỉ số hoạt động chính (KPI)

Các chỉ số hoạt động chính, phương pháp theo dõi hoặc giám sát sự tiến bộ của các hệ thống quản lý hàng ngày.

Phạm vi: Theo dõi hàng ngày

24. KVP

Là quá trình cải tiến liên tục.

Phạm vi: CIP

25. Thời gian chờ

Tổng thời gian cần cho một quy trình để chuyển đổi nguyên liệu thành sản phẩm chất lượng hoàn thiện.

Phạm vi: Thu thập dữ liệu

26. Muda

Thuật ngữ tiếng Nhật về hoạt động lãng phí và không làm tăng thêm giá trị hoặc không hiệu quả; Loại bỏ sự lãng phí là một cách hiệu quả để tăng lợi nhuận. Có khoảng 8 loại lãng phí: sản phẩm lỗi, sản xuất thừa, thời gian chờ, không tận dụng khả năng của mọi nhân viên, vận chuyển, hàng tồn kho, di chuyển và xử lý thêm.

Phạm vi: Loại bỏ lãng phí

27. Mura

Thuật ngữ tiếng Nhật là “không đồng đều”. Đó là sự lãng phí về việc thay đổi trong quy trình sản xuất.

Phạm vi: Loại bỏ lãng phí

28. Muri

Thuật ngữ tiếng Nhật về làm việc quá sức, vô lý hoặc phi lý. Có thể được loại bỏ với công việc thực hiện theo tiêu chuẩn.

Phạm vi: Loại bỏ lãng phí

29. Không gia tăng giá trị

Những bước quá trình trong chuỗi giá trị lấy thời gian, nguồn nhân lực hoặc không gian, nhưng không biến đổi hoặc định hình sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chia thành 2 phần: Một là không gia tăng giá trị và các bước không cần thiết; Hai là không gia tăng giá trị nhưng các bước cần thiết.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

30. Quản lý thị giác cần thiết

Đảm bảo rằng, các thành phần của sản phẩm bị dừng được thay thế kịp thời với lựa chọn thay thế phù hợp hoặc được dự trữ cụ thể.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

31. OEE – OOE – TEEP

OEE = Mức hữu dụng hiệu suất toàn phần (chất lượng, hiệu suất & tính khả dụng); OOE = mức hữu dụng hoạt động hiệu suất toàn phần [(tổng thời gian vận hành), thuật ngữ của phòng thí nghiệm và sản xuất tinh gọn]; TEEP = hiệu suất thiết bị hữu dụng toàn phần (toàn bộ thời gian sẵn có =24 giờ – 365 ngày).

Phạm vi: CIP

32. Thời gian chu kỳ của nhà vận hành

Tổng thời gian cần thiết để nhà vận hành hoàn thành một chu kỳ của tất cả các yếu tố công việc tiêu chuẩn trong công việc của mình.

Phạm vi: Thu thập dữ liệu

33. OPEX

Hoạt động xuất sắc (một thuật ngữ từ phòng thí nghiệm/sản xuất tinh gọn); Chi phí hoạt động (một thuật ngữ từ kinh tế kinh doanh).

Phạm vi: CIP

34. OOS / OOT / OOE

Ngoài đặc tính kỹ thuật (OOS); Ngoài xu hướng (OOT); Ngoài sự mong đợi (OOE). Tất cả các thuật ngữ về sự tuân thủ và đảm bảo chất lượng.

Phạm vi: CIP

35. P.D.C.A. cycle

Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh.

Đây là một quy trình giải quyết vấn đề bốn bước lặp đi lặp lại, thường được sử dụng trong kiểm soát chất lượng hoặc cho Kaizen.

Phạm vi: CIP

36. Sự hoàn thiện

Một sự theo đuổi không bao giờ kết thúc việc loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí không gia tăng giá trị để tất cả các hoạt động theo một chuỗi giá trị tạo ra giá trị; Sự hoàn hảo thách thức chúng ta cũng tạo ra chất lượng tốt (“loại bỏ lỗi”), đồng thời giảm chi phí (“chi phí thấp nhất”).

Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

37. Thời gian chết theo kế hoạch

Dự phòng thời gian cho hoạt động bảo trì.

Phạm vi: Tối ưu hóa Chuỗi

38. Poka-Yoke

Tiếng Nhật có nghĩa là “phổ biến hoặc đơn giản, chứng minh mắc lỗi”- một phương pháp ngăn ngừa lỗi bằng cách đặt ra các giới hạn về cách có thể thực hiện hành động để buộc phải hoàn thành hoạt động đó chính xác.

Phạm vi: Cải thiện chất lượng

29. Các Nguyên tắc tinh gọn

Giá trị, chuỗi giá trị, chuỗi, s ự gắng sức và hoàn thành Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

40. Sơ đồ quá trình

Một trình bày trực quan của chuỗi liên tục của một quá trình, được sử dụng như một công cụ trong việc giải quyết vấn đề. Kỹ thuật này tạo ra cơ hội để cải thiện rõ ràng.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

41. Kỹ thuật kéo

Nguyên tắc là phải có bộ phận hoặc chức năng đầu nguồn để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cho đến khi khách hàng cuối cùng yêu cầu nó.

Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

42. RCI-Root cause investigation/analysis

Điều tra hoặc phân tích nguyên nhân gốc rễ; Lý do ban đầu cho sự kiện hoặc vấn đề.

Phạm vi: Giải quyết vấn đề

43. RFT-Right firt time

Thuật nghữ này có nghĩa là đúng ngay lần đầu tiên, hoàn thành công việc chính xác ngay lần đầu tiên, không có sản phẩm lỗi.

Phạm vi: CIP, tối ưu hóa huỗi

44. Sensei

Một bậc thầy về kỹ thuật tinh gọn.

Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

45. Thiết lập thời gian (Single minute exchange of die-SMED)

Chuyển đổi nhanh = thiết lập tối ưu hóa thời gian. Nghĩa là, thay đổi nhanh trên một máy tạo khuôn hoặc dán tem trong 9 phút, 59 giây hoặc ít hơn.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

46. Shojinka

Tối ưu hóa liên tục của các công nhân trong một trung tâm làm việc, dựa vào các công nhân đa năng và thiết kế trung tâm làm việc tối ưu.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

47. Six Sigma

Một tập hợp kỹ thuật và dụng cụ để cải thiện quá trình.

Phạm vi: Giải quyết vấn đề

48. SMART

Tạo ra các mục tiêu thông minh: cụ thể, đo lường, khả thi, thực tế và thời gian thực hiện = SMART.

Phạm vi: Giải quyết vấn đề

49. Chuẩn hóa công việc

Một tập hợp các quy trình làm việc đã được thống nhất, kết hợp có hiệu quả giữa người, vật liệu và máy móc để duy trì chất lượng, hiệu quả, an toàn và tính dự báo; Thiết lập một thói quen cho các công việc lặp đi lặp lại.

Phạm vi: CIP

50. Nhịp thời gian

Là tỷ lệ sản xuất/phòng thí nghiệm theo yêu cầu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng (thời gian có sẵn được phân chia cho nhu cầu của khách hàng).

Phạm vi: CIP

51. Bảo trì năng suất toàn diện

Bảo trì năng suất toàn diện nhằm tối đa hoá hiệu quả thiết bị trong suốt cuộc đời thiết bị. Nó bao gồm các yếu tố cơ bản như một hệ thống bảo trì thường lệ, đào tạo về quản lý cơ bản, kỹ năng giải quyết vấn đề và các hoạt động để không bị lỗi.

Phạm vi: CIP

52. TPM

TPM – thuật ngữ chỉ việc “bảo trì năng suất toàn diện”. TPM tập trung vào việc giữ tất cả thiết bị trong điều kiện làm việc hàng đầu để tránh sự cố và sự chậm trễ trong quy trình sản xuất/phòng thí nghiệm.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

53. Unplaned downtime

Giảm thời gian chết không theo kế hoạch vì thiết bị lỗi.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

54. Giá trị

Khi nhận thức một sản phẩm hoặc dịch vụ hay đánh giá chất lượng đáp ứng nhu cầu hoặc mong muốn – được xác định bởi khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ đó có thể được cho là có giá trị hoặc giá trị. Các thành phần của giá trị có thể bao gồm: chất lượng, tiện ích, chức năng, công suất, thẩm mỹ, thời gian hoặc tính khả dụng, giá cả vv…

Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

55. Chuỗi giá trị

Tất cả các hoạt động (cả gia tăng giá trị và không gia tăng giá trị) được yêu cầu trong một tổ chức để cung cấp một dịch vụ cụ thể; “Tất cả mọi thứ đưa vào” tạo ra và cung cấp “giá trị” cho khách hàng cuối cùng.

Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

56. Quản lý thị giác

Trình bày nhiều thông tin khác nhau tại nơi làm việc hoặc quản lý xưởng sản xuất.

Phạm vi: Nguyên tắc tinh gọn

57. WIP

Công việc đang tiến hành và có nghĩa là hàng hóa đã hoàn thành từng phần của một công ty chờ hoàn thiện cuối cùng và bán hoặc giá trị của các mặt hàng này.

Phạm vi: Tối ưu hóa chuỗi

58. Yokoten

Tiếng Nhật có nghĩa là “khắp mọi nơi”; Kiến thức được chia sẻ và các hoạt động liên quan đến sản xuất, các biện pháp đối phó có thể được truyền đạt rộng rãi đến nhà máy cùng những chi nhánh khác của công ty.

Phạm vi: Chuyển giao chuyên môn

VI. Những lợi ích tiềm năng của việc áp dụng phòng thử nghiệm tinh gọn:

  • Quá trình thử nghiệm được xác định, cấu trúc và kiểm soát tốt hơn, mang lại hiệu quả nhất quán và có thể dự báo được;
  • Năng suất tăng đáng kể;
  • Giảm thời gian chờ;
  • Giảm chi phí;
  • Giảm mức độ của WIP ( Work in process);
  • Cải thiện RFT (Right first time);
  • Hiểu biết chi tiết về các yêu cầu năng lực và nguồn nhân lực;
  • Nâng cao năng lực cho nhân viên phòng thử nghiệm;
  • Đào tạo quản lý hoạt động hiệu quả và cải tiến liên tục;
  • Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

Phòng thử nghiệm tinh gọn chủ yếu là nhiệm vụ tối ưu hóa quá trình tổ chức nội bộ. Mục tiêu là góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế của một tổ chức. Những thay đổi hoạt động dẫn đến một phòng thử nghiệm tinh gọn (có thể được bắt đầu theo từng bước nhỏ, module-by-module bất cứ lúc nào) như sau: hoạt động tiêu chuẩn hóa của một số thiết bị khác nhau; Tối ưu hóa môi trường và quy trình làm việc, kết hợp thiết bị mô đun, phần mềm tương thích chuẩn và các dịch vụ chuyên môn; Xây dựng phát triển cải tiến liên tục để duy trì lợi ích kinh doanh, từ khách hàng đến cấp độ phân tích, dựa trên các ý tưởng mới và sáng tạo, duy trì tác động của nó với tư duy và chuyển đổi hành vi trong phòng thử nghiệm. Dưới đây là một số lĩnh vực để cải tiến mà chúng tôi xác định là quan trọng đối với khái niệm phòng thử nghiệm tinh gọn.

1. Khái niệm Phòng thử nghiệm tinh gọn

1.1. Sản xuất tinh gọn là một mô hình

Khái niệm “sản xuất tinh gọn” nhằm tăng năng suất và hiệu quả trong các công ty sản xuất cũng như tập trung vào các yêu cầu của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua chi phí thấp và chất lượng cao. Bao gồm toàn bộ phạm vi kinh doanh, văn hoá quản lý và sự hài lòng của nhân viên. Một mặt, cố gắng tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, mặt khác cố gắng để tránh quá lãng phí (“Mura” và “Muri” của Nhật).

Với mục đích này, có một số tiêu chuẩn và công cụ đặc biệt như danh mục kiểm tra 5S, 7M và 3 Mu, và 7 loại lãng phí (hoặc nhiều hơn) có liên quan đến phân tích và quá trình cải tiến [17]. Cuối cùng, thậm chí sản xuất JIT cũng bắt nguồn từ “sản xuất tinh gọn” (JIT = “đúng lúc”).

Đo lường / theo dõi tiến bộ của các hoạt động đã được bắt đầu thông qua các quá trình như vậy là một thành phần quan trọng của việc thực hiện và thành công bền vững. Đối với người tham gia, có thể thúc đẩy nếu thành công của họ được theo dõi đồ họa trong các bảng xếp hạng đặt tại các điểm dễ thấy trong khu vực sản xuất. Các tiêu chí đo lường phải được xác định cho phù hợp, ví dụ: số lượng khiếu nại, xu hướng kinh doanh, chi phí phát triển, vắng mặt, tai nạn, vv…

Mặc dù có sự khác biệt lớn giữa phòng thử nghiệm và sản xuất, nhưng chúng ta phải lưu ý cẩn thận, có thể áp dụng một số khía cạnh của khái niệm phòng thử nghiệm tinh gọn. Mục đích là để tối ưu hóa năng suất và hiệu quả trong khi giảm thiểu tất cả các hoạt động không làm tăng thêm giá trị. Khối lượng công việc sẽ được tối đa hóa và giảm lãng phí. Tinh gọn thông qua những nỗ lực để “làm được nhiều hơn với nguồn lực ít hơn” nên giảm chi phí mặc dù nhu cầu liên quan đến chất lượng hoặc khối lượng công việc đang tăng lên. Các mục tiêu này chỉ có thể được thực hiện bằng cách đưa ra các quy tắc mà các quy trình được sắp xếp hợp lý, đơn giản hóa, chuẩn hóa và trình bày rõ ràng.

1.2. Kaizen hoặc con đường dẫn đến tinh gọn

Khái niệm “tinh gọn” không mong đợi để cố gắng thực hiện tất cả mọi thứ lần đầu được ghi nhận nhằm cải tiến và thực hiện toàn bộ các giải pháp có kết quả ngay một lần. Mục tiêu của kaizen là cải tiến liên tục, với sự trợ giúp của các bước nhỏ. Trong hầu hết các trường hợp, không có hoặc ngân sách thấp chỉ cung cấp cho Kaizen. Kaizen sẽ tự trang trải thông qua tiết kiệm. Từ Kaizen có nguồn gốc từ tiếng Nhật có nghĩa là cải thiện. Kai là viết tắt của từ được đổi mới, thay đổi. Zen có nghĩa là tốt.

Kaizen

Hình 2: Đặc tính của Kaizen.
Kai có nghĩa là thay đổi, zen có nghĩa là tốt.

Quá trình thông qua năm bước, có thể được lập sơ đồ dưới dạng một vòng tròn. Theo nghĩa cải tiến liên tục, người ta có thể vượt qua vòng tròn một lần nữa và một lần nữa. 5 bước này thường được viết tắt là “5S”.

Seiri → Loại bỏ những thứ không cần thiết từ khu vực làm việc. Bước này cũng được gọi là dở dang.

Seiton → Sắp xếp những thứ còn lại sau khi Seiri. Đặt là một khẩu hiệu: Một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở vị trí của nó.

Seiso → Duy trì nơi làm việc của bạn sạch và sáng.

Seiso sửa các thiết bị trục trặc ngay lập tức.

Seiketsu → Duy trì sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng ngăn nắp. Theo nghĩa rộng hơn, bước này là yêu cầu về thiết lập các tiêu chuẩn và tích hợp Kaizen vào công việc hàng ngày.

Shitsuke → Thực hiện 5S như một thói quen. Tính bền vững của quá trình Kaizen, yêu cầu cơ bản của Kaizen, được đề cập trong bước Shitsuke:

Vòng tròn Kaizen

Hình 3: Vòng tròn Kaizen Seiri

Các hệ thống hiệu quả là các hệ thống đơn giản. Một người nhanh chóng tìm thấy những thứ theo yêu cầu mà không cần mất thời gian tìm kiếm nó. Khi vật liệu làm việc được phân loại là những thứ không cần thiết hoặc ít quan trọng xung quanh nơi làm việc, yêu cầu không gian trở nên nhỏ hơn, khoảng cách trở nên ngắn hơn, và vệ sinh sạch sẽ trở nên dễ dàng hơn. Do đó, quá trình Kaizen bắt đầu bằng cách loại bỏ các vật liệu làm việc không cần thiết (thiết bị, dụng cụ, hóa chất, thuốc thử …) từ nơi làm việc.

Về vấn đề này, người ta đồng ý vứt bỏ các vật liệu không cần thiết. Nhiều lần nhân viên đã trở nên phụ thuộc vào các công cụ cụ thể hoặc các tài liệu làm việc khác mặc dù không cần thiết. Những thứ này được lưu trữ tại một nhà kho từ xa cho đến khi mọi người chắc chắn rằng, họ không còn cần nó nữa. Nếu thực sự sau đó có yêu cầu, vật liệu vứt bỏ được lấy ra hoặc có thể phải được mua lại.

Các đồ vật lớn hơn (đồ đạc, thiết bị, vv ..) đã được đề nghị xử lý sẽ được dán một nhãn đặc biệt để tất cả nhân viên có cơ hội hoặc thông báo các yêu cầu của họ hoặc dừng việc xử lý. Phương thức truyền thông trực tiếp đơn giản này đặc biệt phù hợp với các tổ chức lớn hơn.

Seiton

Vật liệu làm việc đã giảm, nơi làm việc mới được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng xác định từng chuỗi. Dụng cụ phân tích, cốc, găng tay, các ống nhỏ truyền nước, ống, cáp mạng, hóa chất, vv…mỗi chuỗi có nơi được xác định. Về nguyên tắc, bố trí các chuỗi theo thứ tự của công việc. Điều rất quan trọng để đạt được mục tiêu Kaizen, là sau mỗi lần sử dụng, đồ vật được đặt lại ở cùng vị trí (xem chương Seiso). Như vậy, hiệu quả công việc tương tự cũng có sẵn. Hơn nữa, người ta có thể tìm ra cái gì đó đang thiếu.

Trong sản xuất, các đường màu vàng trên sàn nhà hoặc tại bàn làm việc thường được áp dụng với việc dán nhãn của chuỗi trong khu vực dành riêng. Thêm vào đó, thủ thuật này cũng được sử dụng trong phòng thử nghiệm để chỉ ra vị trí đúng của các chuỗi trên băng ghế phòng thử nghiệm. Ban đầu, có thể trông buồn cười và phóng đại. Tuy nhiên, sắp xếp rõ ràng và trật tự có thể thấy tăng hiệu quả ngay lập tức.

Seiso

Thứ tự đạt được của các bước trước đó chỉ cần được “duy trì” thích hợp. Tuy nhiên, điều này yêu cầu cá nhân có thói quen điều chỉnh các quy tắc Kaizen. Muốn vậy phải thường xuyên thuyết phục, động viên và đào tạo nhân viên một cách phù hợp.

dạng nhanh chóng và rõ ràng mọi thứ. Vấn đề sau đó phải được giải quyết phù hợp vào đúng thời điểm.

Seiketsu

Seiketsu đặt ra tiêu chuẩn. Đây là trụ cột kế tiếp sau khi ba 5S đầu tiên được thực hiện và chuẩn hóa thực hành hay nhất. Trong bước này, hệ thống mới sẽ trở thành mối quan tâm cá nhân của mỗi nhân viên tham gia để cải tiến thích hợp. Nó nhằm vào sự sạch sẽ hoặc thanh tịnh cả môi trường, diện mạo cá nhân và trao quyền cho tất cả những người có liên quan để duy trì các tiêu chuẩn. Seiketsu cũng là về phòng ngừa, ngăn ngừa việc:

  • Tích lũy những thứ không cần thiết.
  • Phân tích các quy trình và quá trình.
  • Dụng cụ bị “bẩn”, không hiệu chuẩn và không hoạt động được.
  • Sự hư hỏng thiết bị.

Các quy trình được chuẩn hóa, áp dụng toàn phòng thử nghiệm, cho phép nhân viên thích nghi nhanh chóng với bất kỳ nơi làm việc nào và giảm chi phí đào tạo một cách đáng kể.

Shitsuke

Mọi thay đổi và cải tiến phải được thực hiện bền vững. Làm theo thói quen để duy trì chính xác các quá trình và làm việc theo nguyên trạng mới. Bước này thường khó đạt được vì nó đòi hỏi sự thay đổi hành vi và có động lực. Những dấu hiệu, áp phích, đánh giá hiệu suất định kỳ là một số công cụ hỗ trợ để thực hiện 5S rằng “mọi thứ đã được thực hiện”.

1.3. Tránh lãng phí

Các nguyên tắc 5S tạo thành một vòng tròn duy nhất để liên tục cải tiến các quy trình vòng tròn lại vòng tròn (xem hình 2). Tuy nhiên, để đưa các nguyên tắc 5S theo lý thuyết vào thực tế, hướng dẫn cho phát triển công việc hàng ngày. Hướng dẫn để thực hành là cách tránh lãng phí. Con đường để tăng hiệu quả trong sản xuất tinh gọn là tránh lãng phí. Sản xuất tinh gọn phân loại một số loại chất thải mà bạn cần tránh. 8 trong số đó được mô tả ngắn gọn dưới đây.

(i) Sản phẩm lỗi: Sản phẩm bị lỗi dẫn đến những nỗ lực sửa chữa hoặc sản phẩm bị thất thoát khi bị từ chối (quá trình thất bại). Hơn nữa, quá trình gián đoạn phải được bắt đầu lại (phải thử nghiệm lại).

(ii) Sản xuất thừa: Tất cả các sản phẩm và đầu ra được sản xuất mặc dù khách hàng không yêu cầu. Sản xuất thừa sử dụng lực lượng lao động và nguồn lực tài chính quá mức.

(iii) Thời gian chờ: Các quá trình trì trệ hoặc rảnh rỗi, thiếu tài liệu, nguồn nhân lực không phù hợp, vv…, buộc các nguồn không còn được sử dụng để tăng giá trị trong những khoảng thời gian này.

(vi) Tiềm năng chưa được khai thác: Các kiến thức của nhân viên tham gia vào quá trình mà không được sử dụng để cải thiện quá trình tổng thể cũng được coi là lãng phí.

(v) Vận chuyển: Vận chuyển vật liệu không cần thiết không mang lại lợi ích trực tiếp cho khách hàng. Tuy nhiên, nó sử dụng các nguồn nhân lực.

(vi) Hàng tồn kho: Hàng trong kho như một bộ đệm sản xuất giấu các điểm yếu. Khi sản xuất thừa, họ trói buộc vốn và không gian, và tạo ra chi phí xử lý vô giá trị. Tuy nhiên, danh mục kiểm kê có thể duy trì theo yêu cầu để sẵn sàng giao hàng và thời gian trả lời ngắn.

(vii) Di chuyển: Con người hoặc thiết bị di chuyển hoặc đi lại nhiều hơn là bắt buộc để thực hiện xử lý. (viii) Các quy trình phức tạp: Không bao gồm sản xuất đủ trong quá trình phát triển, bằng cách sử dụng các nguồn nhân lực và các hệ thống không phù hợp. Và như vậy, các quy trình thường trở nên khó kiểm soát. Điều này gây ra lỗi, giảm tính linh hoạt và dẫn đến quá trình thất bại và thời gian chờ không sản xuất:

D Sản phẩm lỗi
O Sản xuất thừa
W Thời gian chờ
N Không tận dụng năng lực của nhân viên
T Vận chuyển
I Hàng tồn kho
M Di chuyển
E Xử lý thêm

Bảng 1: Trình bày 8 lãng phí tinh gọn

VII. 9 bước để thực hiện phòng thử nghiệm tinh gọn

“Sổ tay phòng thử nghiệm tinh gọn”. Nội dung tiếp theo là 9 bước hỗ trợ thực hiện phòng thử nghiệm tinh gọn. Mỗi phần của mục này bao gồm từ ba đến năm câu hỏi để tự đánh giá hiện trạng phòng thử nghiệm của bạn.

Bước 1. Giữ cho đơn giản:

Sắp xếp khu làm việc đơn giản và luôn đánh giá điều kiện làm việc

Hình 1: sắp xếp khu làm việc đơn giản và luôn đánh giá điều kiện làm việc

Hãy trả lời các câu hỏi sau đê khẳng định phòng thử nghiệm của bạn có được sắp xếp đơn giản hay không?

Câu hỏi Không
Nhân viên của bạn có thể tìm và lấy công cụ nhanh chóng dễ dàng?
Nơi làm việc có được được vệ sinh sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng cho mục đích công việc
Các dụng cụ chung của phòng thử nghiệm được lưu trữ theo cách có trật tự và chúng dễ dàng định vị được không?
Bạn có thường xuyên đánh giá các điều kiện làm việc hay không?

Gần đây, nhiều hãng thiết bị đã chuẩn hóa hoạt động điều khiển thiết bị trên màn hình cảm ứng tiêu chuẩn để tăng khả năng tương tác với người sử dụng thiết bị mà vẫn bảo mật được dữ liệu. Hoạt động này đã góp phần vào việc đơn giản hóa quá trình vận hành và học tập đối với các kỹ thuật phân tích khác nhau như chuẩn độ, đo mật độ, khúc xạ, xác định điểm nóng chảy, đo pH hoặc quang phổ…vv.

Giao diện thông thường (màn hình cảm ứng) cho một số thiết bị phân tích: Chuẩn độ, Karl Fischer, mật độ, khúc xạ, điểm nóng chảy, điểm giọt, đo pH, cân bằng, spektrophotometer UV / VIS

Hình 2: Giao diện thông thường (màn hình cảm ứng) cho một số thiết bị phân tích: Chuẩn độ, Karl Fischer, mật độ, khúc xạ, điểm nóng chảy, điểm giọt, đo pH, cân bằng, spektrophotometer UV / VIS

Nhiều phần mềm chạy trên nền tảng của các dụng cụ hoặc được sử dụng cho các công việc phân tích phức tạp, cũng được chuẩn hóa. Điều này đóng góp sâu sắc vào việc đơn giản hóa các quy trình cũng như khả năng học hỏi. Phần mềm phổ biến cho nhiều thiết bị phòng thử nghiệm cho biết thêm ý tưởng tinh gọn của toàn bộ phòng thử nghiệm. Đồng thời hỗ trợ quản lý vòng đời của các thiết bị phòng thử nghiệm: Thiết kế, chứng nhận, lắp đặt, tích hợp, xác nhận, duy trì, nâng cấp và dừng sử dụng.

Các lĩnh vực “đơn giản hóa ” bao gồm cả các khoản hỗ trợ nhỏ như:

  • Đầu đọc mã vạch để nhập tự động ID mẫu và phân bổ mẫu phân tích;
  • Một cảm biến để tự động mở cửa ra vào ô cân hoặc bắt đầu đo mà không cần chạm vào thiết bị cân;

Việc tích hợp phần mềm quản lý với một hệ thống quản trị cấp cao khác như: LIMS, ERP…vv, đảm bảo quá trình trao đổi thông tin như: yêu cầu thử nghiệm, chuyển kết quả được tự động được bảo vệ khỏi các lỗi truyền dẫn.

Việc sử dụng một phần mềm để kết nối với nhiều thiết bị phòng thử nghiệm và kết nối với ERP hoặc LIMS làm giảm mức độ phức tạp đáng kể trong phòng thử nghiệm. Nó cũng làm giảm đáng kể chi phí cho việc xác nhận tính hợp lệ, duy trì (ví dụ trong quá trình nâng cấp hệ điều hành) và thực hiện lần đầu.

Những lời khuyên cho tối ưu hóa

  • Không chấp nhận bất cứ sai sót nào!
  • Hãy nhìn vào mỗi kệ và trong mỗi ngăn kéo.
  • Bắt đầu chương trình 5S. Mọi thứ ở vị trí của nó!
  • 5S cũng hoạt động trên các ổ đĩa cứng (IT).
  • Tất cả mọi thứ có tốt không?

Không có gì tự dọn dẹp chính nó, đánh giá thường xuyên là đúng!

  • Hãy chỉ định người giám sát cho từng khu vực.

Bước 2: Lập sơ đồ chuỗi giá trị – Tối thiểu hóa sản xuất thừa

Hãy đảm bảo tất cả mọi người trong phòng thử nghiệm đều nhận thức được từng bước công việc của mình.

Thời gian mục tiêu cho các phân tích tiêu chuẩn

Hình 3: Thời gian mục tiêu cho các phân tích tiêu chuẩn

Câu hỏi Không
Bạn có tính được thời gian chờ đợi giữa các công việc?
Bạn có biết tỷ lệ các bước không gia tăng giá trị nhưng lại cần thiết phải thực hiện trong
chuỗi công việc của bạn là bao nhiêu không?
Bạn có biết tỷ lệ các bước không gia tăng giá trị nhưng lại không cần thiết phải thực hiện trong chuỗi công việc của bạn là bao nhiêu không?
Bạn có biết tỷ lệ các bước gia tăng giá trị trong chuỗi công việc của bạn là bao nhiêu không?

2.1 Đồ dư thừa phòng thử nghiệm

Đồ dư thừa là một loại sản xuất thừa lãng phí vốn có trong các phòng thử nghiệm. Các hóa chất như thuốc thử, các chất dung môi, …vv mua và xử lý tốn kém. Chúng là một vấn nạn phải được giảm thiểu để tiết kiệm chi phí và tạo ra giá trị gia tăng về an toàn cho người sử dụng, sinh thái và tiết kiệm năng lượng.

Với phương pháp chuẩn độ là một ví dụ: Tiêu thụ các chất hoá học (chất chuẩn, thuốc thử, dung môi) có thể được chế tác thông qua lượng mẫu. Cân mẫu, việc sử dụng và tính độ lặp lại liên quan chặt chẽ với nhau. Thông qua sự lựa chọn liều lượng và đánh giá chính xác, do đó việc sử dụng hóa chất có thể được giảm thiểu và vẫn có độ chính xác cần thiết. Ngoài ra, kích thước mẫu nhỏ hơn giúp cho việc chuẩn độ nhanh chóng tối ưu hóa thời gian thực hiện và tăng hiệu quả.

Bằng cách sử dụng thể tích của burette tối ưu từ 30% – 90% thể tích danh nghĩa, có thể tăng độ chính xác. Ngay cả những khoản tiền nhỏ được tiết kiệm theo thời gian có thể tích lũy thành một khoản lớn.

Tin nhắn LabX®: Có thể gửi các kết quả hay tin nhắn cảnh báo từ phần mềm LabX đến Smartphone thông qua e-mail or SMS

Hình 4: Tin nhắn LabX®: Có thể gửi các kết quả hay tin nhắn cảnh báo từ phần mềm LabX đến Smartphone thông qua e-mail or SMS

2.2 Kiểm tra quá mức

Đo quá nhiều thông số, thử nghiệm quá nhiều

mẫu hoặc lặp lại một mẫu quá nhiều lần là kiểm tra quá mức. “Kiểm tra quá mức” như vậy được coi là lãng phí. Điều này có thể vì nhiều lý do:

  • Những giám sát viên phòng thử nghiệm có thể bị đánh lạc hướng bởi tình trạng kỹ thuật và thực hiện thói quen thông thường không cần thiết;
  • Các nhà quản lý có thể không tin các kết quả và lặp lại các xét nghiệm một lần nữa và thậm chí một vài lần nữa.
  • Khách hàng yêu cầu kiểm tra quá mức để đảm bảo chất lượng hàng hoá đã giao.

Các quy trình vận hành tiêu chuẩn được xây dựng tốt (SOPs), các nhà vận hành được đào tạo tốt và các phạm vi kiểm tra được thống nhất có thể hướng dẫn cách thức phòng thử nghiệm tinh gọn tránh được việc kiểm tra quá mức. Nếu kiểm tra quá mức trở nên phổ biến, các vấn đề mang tính tổ chức và kinh tế có thể phát sinh chi phí hàng hoá ngày càng tăng lên.

Những lời khuyên cho tối ưu hóa

  • Tính thời gian chuẩn cho các phân tích tiêu chuẩn.
  • Tính thời gian chờ.
  • Xác định các bước gia tăng giá trị là liệu “một khách hàng bên ngoài sẽ trả tiền cho các bước này trong quy trình làm việc hay không”.
  • Sử dụng nhân viên trợ giúp hoặc các công ty bên ngoài để thực hiện các hoạt động phụ trợ (như rửa chén, các giải pháp rửa, …vv).

2.3 Khối lượng công việc – giảm thời gian chờ

Tổ chức công việc

Hình 5: Tổ chức công việc

Câu hỏi Không
Khối lượng công việc được phân phối đều trong những ngày / tuần?
Có quy trình riêng cho các công việc cấp bách?
Khối lượng công việc của bạn trùng với giai đoạn trước và thời hạn trong đồng bộ hóa?
Đáp ứng thời hạn đã thống nhất?

Mua sắm hóa chất, dụng cụ, thiết bị và các vật liệu khác bằng cách loại bỏ thời gian chờ là một công việc tối ưu hóa cho bộ phận mua sắm. Tuy nhiên, đó là một vấn đề của phòng thử nghiệm khi yêu cầu cung cấp một cách kịp thời các hóa chất, thuốc thử và dung môi quan trọng.

Sự cố bất ngờ có thể tránh được một cách có hệ thống, ví dụ: thông qua theo dõi liên tục việc tiêu hao hóa chất/thuốc thử. Trong khi các mức chuẩn độ chuẩn, dung môi, chất thải,…vv có thể được kiểm tra tự động bằng các thông số thể đưa ra một cảnh báo thích hợp và kích hoạt, thay đổi hoặc mua sắm kịp thời. Ngoài ra, các thiết bị chuẩn độ cũng có chứa đồng hồ đo cho thấy việc tiêu thụ một hóa chất thông qua lượng tích luỹ. Sẽ đưa ra cảnh báo, nếu lượng tiêu thụ vượt quá.

Thời gian chờ thiết bị có thể được giảm thông qua tự động hóa phòng thử nghiệm. Bộ tự động thay đổi mẫu, kết hợp các phép đo tham số và dữ liệu tự động và chuyển kết quả có thể để các kỹ thuật viên phòng thử nghiệm chờ đợi ở phía trước của thiết bị cho đến khi kết quả xuất hiện. Tuy nhiên, làm thế nào để các kỹ thuật viên phòng thử nghiệm biết rằng lô của anh ta đã sẵn sàng? Làm thế nào để anh ấy/ cô ấy biết khi có vấn đề xuất hiện trong phạm vi đo lường và anh ấy/cô ấy cần phải can thiệp?

Vấn đề này có thể được giải quyết với sự trợ giúp của phần mềm thích hợp: Phần mềm LabX® tương thích với mạng cho phép theo dõi các phép đo ngay cả từ nơi làm việc xa trong văn phòng. Với sự trợ giúp của chức năng thông báo, phần mềm LabX có thể gửi thông tin kết quả hoặc cảnh báo qua e-mail hoặc SMS. Cài đặt đúng cách, các phép đo có thể được theo dõi ngay cả trên điện thoại thông minh.

Phần mềm cũng có thể hỗ trợ lập kế hoạch thực hiện các phân tích thông qua các công cụ lập kế hoạch nhiệm vụ “có liên quan” (quản lý công việc). Điều này cho thấy các mẫu cá nhân được phân phối đến và đặt tại các dụng cụ thích hợp (máy chuẩn, máy đo mật độ, máy đo khúc xạ, dụng cụ điểm nóng chảy, quang phổ kế,…vv) theo sự ưu tiên và sẵn sàng.

Sau đó các kỹ thuật viên Phòng thử nghiệm được ủy quyền thực hiện các phân tích. Việc lập kế hoạch công việc, chủ yếu được xác định bởi các yêu cầu phân tích, có thể đóng góp đáng kể để tăng hiệu quả, bởi vì một hoặc nhiều phân tích của một mẫu (tức là một chất) được thực hiện tại thời điểm thích hợp.

Những lời khuyên cho tối ưu hóa

  • Đặt giờ làm việc trong Phòng thử nghiệm, thí dụ ít nhất 6 giờ sáng đến 6 giờ chiều.
  • Đồng bộ khối lượng công việc của bạn với giai đoạn trước.
  • Thiết lập một lựa chọn để phân tích khẩn cấp.
  • Chỉ định người khác phân phối các mẫu theo công suất và cấp độ cấp bách hiện tại.
  • Giữ kế hoạch chuỗi công việc cho HPLC/GC.
  • Tối ưu hóa thời gian thiết lập (ví dụ cho HPLC hoặc GC).

2.4. Chuỗi công việc phòng thử nghiệm – Khoảng cách ngắn

Chuỗi công việc

Hình 6: Chuỗi công việc

Câu hỏi Không
Thiết bị phân tích được sắp xếp theo trình tự logic?
Thiết bị phân tích được sắp xếp hợp lý theo công nghệ?
Khoảng cách giữa các bước riêng lẻ trong chuỗi công việc ngắn hợp lý?
Dòng mẫu thông qua phòng thử nghiệm có hợp lý?

2.4.1 Di chuyển

Lãng phí về di chuyển đề cập đến sự di chuyển của người khác với lãng phí của quá trình vận chuyển, nơi các vật liệu tập trung. Những người trong Phòng thử nghiệm tìm kiếm dữ liệu và thông tin, di chuyển qua lại đến tủ, máy in, máy photocopy hoặc máy móc khác và tìm kiếm thiết bị và dụng cụ là những trường hợp thông thường. Những di chuyển này không làm tăng giá trị, vì vậy gây lãng phí.

Bố trí văn phòng và phòng thử nghiệm kỹ lưỡng giúp giảm thiểu lãng phí di chuyển. Đây là một vấn đề. Tuy nhiên, các biện pháp này thường rất khó thực hiện do không gian phòng thử nghiệm, xây dựng kết cấu, yêu cầu lắp đặt bị hạn chế (xem bảng thông tin ở trên).

Cách tiếp cận khác để tìm lý do cho chủ đề này. Ví dụ, phấn đấu cho một phòng thử nghiệm không cần giấy tờ, loại bỏ sự cần thiết phải di chuyển đến máy in và tủ chứa tài liệu. Thu thập tất cả các dữ liệu đo lường và kết quả từ các công cụ phân tích với phần mềm LabX và lưu trữ chúng trực tiếp trên máy chủ để truy cập ngay lập tức qua bất kỳ máy tính nào trong mạng. Do đó, không cần máy in hoặc máy photocopy. Vì vậy, không có động thái liên quan nữa. Cách tiếp cận này mang lại nhiều lợi ích: dẫn đến tủ chứa tài liệu lỗi thời, tiết kiệm giấy, đơn giản hóa quá trình lưu trữ và có thể giảm sự lãng phí khác.

2.4.2 Vận chuyển và khoảng cách dài

Loại lãng phí này khi chuyển đến môi trường phòng thử nghiệm bao hàm khoảng cách không cần thiết để lấy mẫu và dụng cụ hoặc thu thập các vật liệu từ những nơi khác nhau. Dụng cụ, dụng cụ thủy tinh, dụng cụ phân tích, phụ kiện, SOP, mô tả, hóa chất có thể được bố trí gần một vị trí thích hợp trong phòng thử nghiệm. Vì vậy, kỹ thuật viên phòng thử nghiệm và các nhà vận hành có thể tránh khoảng cách vận chuyển xa. Các nhân viên phòng thử nghiệm tìm kiếm trong khoảng cách ngắn là một tối ưu về di chuyển.

Vấn đề này có thể được giải quyết theo kỹ thuật bằng cách thiết lập nơi làm việc phù hợp với các vị trí phòng thử nghiệm và chuyên dụng. Chỉ có dụng cụ và vật liệu cần thiết cho công việc tại nơi làm việc được bố trí trong môi trường xung quanh. Hạn chế các tài liệu yêu cầu có liên quan cho phép các nhà vận hành tìm ra các vật liệu cần thiết một cách nhanh chóng và giúp duy trì cách sắp xếp đơn giản và rõ ràng.

Không tìm kiếm, không khoảng cách = không phiền nhiễu.

Tối ưu hóa dòng mẫu cũng có thể góp phần tránh các tuyến vận chuyển. Ví dụ, một loạt các phân tích mà một mẫu phải đi qua có thể được thực hiện ở bàn làm việc lân cận. Các quy trình phân tích ngày càng được nhóm lại và kết hợp với nhau để chỉ trong một bước xử lý, một vài tham số có thể được xác định theo một dãy hoặc song song.

Ngoài ra, xu hướng chung là phát triển “các trạm tuyến gần”. Các phân tích được thực hiện gần với quy trình – tức là khi mẫu được tạo ra – và các kết quả được gửi bằng điện tử, ví dụ qua mạng, tới đơn vị xử lý tiếp theo.

Những lời khuyên cho tối ưu hóa

  • Tối ưu hóa khoảng cách đi lại
  • Sắp xếp thiết bị phân tích của bạn theo công nghệ hoặc theo chi tiết công việc; cần thiết có thể thay đổi cách bố trí phòng thử nghiệm…
  • Khi bạn xây dựng một phòng thử nghiệm mới, hãy tận dụng cơ hội duy nhất để áp dụng các nguyên tắc tinh gọn.
  • Đảm bảo các mẫu đi qua phòng thử nghiệm.

Một nơi làm việc điển hình trong một phòng thử nghiệm tinh gọn của một khách hàng lớn. Các dấu màu vàng trên bảng phòng thử nghiệm cho thấy vị trí chính xác của vật liệu làm việc và vị trí nơi nó có thể được tìm thấy. Nhờ những sắp xếp tốt đẹp và tiêu chuẩn hóa, ngay cả nhân viên từ các khu vực khác cũng có thể nhanh chóng tìm thấy đường đi của chúng

Hình 7: Một nơi làm việc điển hình trong một phòng thử nghiệm tinh gọn của một khách hàng lớn. Các dấu màu vàng trên bảng phòng thử nghiệm cho thấy vị trí chính xác của vật liệu làm việc và vị trí nơi nó có thể được tìm thấy. Nhờ những sắp xếp tốt đẹp và tiêu chuẩn hóa, ngay cả nhân viên từ các khu vực khác cũng có thể nhanh chóng tìm thấy đường đi của chúng

2.5. Quản lý hiệu suất – Loại bỏ lỗi

Quản lý hiệu suất phòng thử nghiệm

Hình 9: Quản lý hiệu suất phòng thử nghiệm

Câu hỏi Không
Là các chỉ số quan trọng nhất như OOS (nằm ngoài đặc tính kỹ thuật), RFT (Làm đúng từ lúc đầu), vv… có được thường xuyên xác định và được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình không?
Các chỉ số có được phân tích,nhận diện và đưa vào báo cáo không?
Bạn có thể báo cáo về năng suất mà không cần đầu tư thêm thời gian và công sức?
Năng lực Phòng thử nghiệm có sẵn để quản lý hiệu quả?

Việc xem xét tầm quan trọng của các phép đo chất lượng để phê duyệt sản phẩm, tránh sai sót trong phòng thử nghiệm đóng một vai trò quan trọng. Lỗi trong quá trình sản xuất dẫn đến hàng hoá không sử dụng được, còn lỗi trong phòng thử ng-hiệm có thể dẫn đến các quyết định sai: Một hàng hóa không sử dụng được có thể được đánh dấu là có thể sử dụng hoặc ngược lại. Do đó, sai sót trong phòng thử nghiệm có thể gây ra những tổn thất về tài chính do yêu cầu bồi thường đối với thiếu hụt hàng hoá và hậu quả gây thiệt hại, khiếu nại với sự thay thế miễn phí, mất uy tín và thiệt hại hơn nữa.

Kết quả định lượng không chính xác có thể dẫn đến hậu quả sử dụng nhiều chất không có giá trị làm chi phí sản xuất tăng. Ví dụ: Lượng hoạt chất chính trong thuốc không đủ có thể dẫn đến kết quả điều trị không hiệu quả. Vì vậy, phải đảm bảo các phép đo trong phòng thử nghiệm tin cậy và chính xác các và thông tin cần thiết phải được lưu lại. Nếu kết quả phân tích thu được không đúng với tiêu chuẩn yêu cầu thì được gọi là “OOS” (Ngoài đặc tính kỹ thuật), khi đó phải đảm bảo tiến hành các cuộc điều tra theo dõi ngay lập tức.

Thông thường, lỗi không chỉ do đo không tốt, ngay cả trong quá trình truyền tải giá trị đo lường (ví dụ như số lượng đã được cân), cũng có thể xảy ra lỗi. Để tránh được lỗi truyền tải giá trị đo của thiết bị nên sử dụng phần mềm nhận diện đơn nhất các thiết bị, mẫu, hóa chất như sử dụng mã vạch, barcode, vv… Để có được tài liệu bảo mật về kết quả đo, tất cả các thiết bị có thể được kết nối với máy in. Ngoài ra, dữ liệu có thể được thu thập bằng điện tử với sự trợ giúp của phần mềm phòng thử nghiệm kết nối với LIMS hoặc các hệ thống ERP thông qua giải pháp mạng. Kết quả có thể được lưu trữ bằng điện tử mà không “lãng phí khoảng cách” và mất thời gian. Các dữ liệu có thể được chuyển tiếp với các mục đích sử dụng khác nhau, ví dụ như để phê duyệt sản xuất.

2.6.Thiết bị – Tránh sản phẩm lỗi

Vai trò của thiết bị với kết quả đo

Hình 10: Vai trò của thiết bị với kết quả đo

Câu hỏi Không
Thiết bị có là điều kiện hàng đầu, quan trọng nhất của

bạn trong phòng thử nghiệm?

Bạn có thường xuyên đánh giá đầy đủ về khả năng của thiết bị hiện tại?
Bạn có hiệu chuẩn thiết bị quan trọng một cách có hiệu quả?
Các bộ phận thay thế hoặc các cấu kiện được quản lý phù hợp?
Việc vận hành thiết bị có phù hợp với trình độ và kiến thức của nhân viên?

2.6.1. Độ không đảm bảo đo

Đối với tất cả sự nỗ lực tối ưu hóa, phải luôn luôn đảm bảo độ chính xác của các kết quả đo nằm trong phạm vi quy định. Có thể lựa chọn để tính toán độ không đảm bảo đo thông qua lý thuyết trước khi xác định thực tế chúng.

Độ không đảm bảo đo là một trong ba trụ cột cho các kết quả đo lường đáng tin cậy trong hệ thống quản lý chất lượng.

Hình 11: Độ không đảm bảo đo là một trong ba trụ cột cho các kết quả đo lường đáng tin cậy trong hệ thống quản lý chất lượng.

Tính toán độ không đảm bảo đo để đưa ra kết quả đo tin cậy. Điều kiện tiên quyết để đạt được kết quả đo đáng tin cậy là:

  • Dụng cụ đo được bảo dưỡng tốt với các phương pháp đã được kiểm chứng;
  • Các dụng cụ đo được chứng nhận với các tài liệu tham khảo có thể theo dõi được;
  • Các công cụ quen thuộc với nhân viên;
  • Nhân viên được đào tạo/giáo dục tốt.

Như vậy, việc đánh giá mức độ tin cậy cho phép kết luận về hệ thống quản lý chất lượng của phòng thử nghiệm.

2.6.2. Tránh lỗi thiết bị, kiểm tra theo dõi thiết bị

Kiểm tra và theo dõi thiết bị

Hình 12: Kiểm tra và theo dõi thiết bị Mỗi phòng thử nghiệm được công nhận đều phải

duy trì hệ thống quản lý chất lượng và sử dụng một hệ thống giám sát thiết bị thử nghiệm, bao gồm cả việc bảo dưỡng thường xuyên các dụng cụ trong phòng thử nghiệm. Bạn nên:

  • Thực hiện bảo dưỡng định kỳ thiết bị của bạn. Không hoặc ít có sự cố!
  • Đảm bảo mọi phụ kiện cần thiết cũng được cất giữ tại chỗ.
  • Tự động hoá các hệ thống hiện có bất cứ khi nào có thể (như là một bộ lấy mẫu tự động và truyền dữ liệu nhanh hơn)
  • Giảm các nguồn ô nhiễm.
  • Thực hiện quản lý lỗi thời tích cực.

2.7. Kỹ năng của nhân viên phòng thử nghiệm – Khai thác kỹ năng tiềm ẩn

Thường xuyên đào tạo nhân viên

Hình 13: Thường xuyên đào tạo nhân viên

Câu hỏi Không
Bạn có đánh giá, xem xét nhân viên nào có thể thực hiện các hoạt động nào ở cấp nào không?
Nhân viên của Bạn có đủ sự linh hoạt không?
Bạn có đủ thời gian và tài chính để đào tạo nhân viên của Bạn không?
Có những tiềm năng nào của nhân viên mà Bạn chưa được khai thác được?

Tiềm năng của nhân viên chưa được khai thác là một chủ đề xã hội, kinh tế và con người phức tạp và không thể giải quyết được về mặt kỹ thuật. Sẽ không đề cập chi tiết trong hướng dẫn này cho dù rất quan trọng. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện luôn:

  • Lập ma trận kỹ năng. Cần ghi rõ có / không và bao gồm cả chi tiết về cấp độ kỹ năng của mỗi nhân viên;
  • Xác định có bao nhiêu kỹ năng cần phải đạt được của mỗi nhân viên;
  • Dành đủ thời gian và nguồn lực tài chính cho hoạt đôgnj đào tạo;
  • Theo dõi sự vắng mặt không có lý do của nhân viên.

2.8. Hóa chất và vật tư phụ trợ – quản lý hàng tồn kho của bạn

Quản lý kho

Hình 14: Quản lý kho

Câu hỏi Không
Hóa chất phòng thử nghiệm và các vật liệu khác được sắp xếp một cách có hệ thống, ngay lập tức và không mất nhiều chi phí?
Ngày hết hạn của các hoá chất và thuốc thử phòng thử nghiệm có được kiểm tra một cách có hệ thống?
Hàng tồn kho, thuốc thử và hàng tiêu dùng được quản lý hiệu quả?

Loại tồn kho lãng phí trong phòng thử nghiệm thông thường là:

  • Thiếu hóa chất;
  • Nguồn hóa chất hết hạn;
  • Giữ các thiết bị quá cũ.

Tuy nhiên, nó bao gồm các thông tin như tài liệu, file, bảng dữ liệu, kết quả, báo cáo dễ dàng bị dồn trong phòng thử nghiệm. Tiếp theo là tài liệu chờ sử dụng. Kết quả có thể bị chậm chuyển giao hoặc bảng dữ liệu trở nên lỗi thời.

Khoản lãng phí hàng tồn kho cũng liên quan đến việc mua thiết bị, cân và các công cụ phân tích phòng thử nghiệm. Các thiết bị và dụng cụ không phù hợp, không thể đáp ứng yêu cầu nhưng đã kh-iến chi phí đầu tư bị lãng phí. Ví dụ: Để đáp ứng yêu cầu về độ không đảm bảo đo của cân của người sử dụng, phòng thử nghiệm có thể đầu tư cân có độ chính xác cao hơn để tăng khả năng lặp lại, và giảm lượng cân tối thiểu.

Tùy thuộc vào hàm lượng nước của mẫu, yêu cầu về độ chính xác và chính xác của kết quả, chấp nhận độ không đảm bảo đo, thời gian khả thi, tương thích với dữ liệu gốc và tuân thủ các quy định, thì việc lựa chọn phương pháp đo phù hợp cũng làm giảm lãng phí, lựa chọn một máy phân tích độ ẩm halogen/ một thiết bị đo lường theo phương pháp thể tích/ chuẩn độ coulometric Karl Fischer hoặc lựa chọn phương pháp sấy, vv… đều được. Tuy nhiên, việc áp dụng kỹ thuật sai sẽ dẫn đến sự lãng phí tồn kho.

Tồn kho thuốc thử là loại tồn kho lãng phí

Hình 15: Tồn kho thuốc thử là loại tồn kho lãng phí

Ở miền đông nước Mỹ, một công ty mạ điện đã mua được một sắc ký ion (IC) để xác định niken trong bồn chứa điện phân. Những bồn này có nồng độ niken rất cao và chứa nước muối cao. Chúng đòi hỏi phải chuẩn bị mẫu phức tạp, cùng với phép đo mẫu tương đối lâu, làm cho toàn bộ quy trình phân tích IC lâu hơn và phức tạp hơn. Hay nói cách khác, phương pháp IC rất nhạy cảm với lỗi, và do đó, đòi hỏi sự bảo trì chuyên sâu hơn.

Như một sự thay thế, đề nghị sử dụng phương pháp chuẩn độ phức tạp, một phương pháp mạnh và được chấp nhận rất đơn giản để tự động hoá. Cuối cùng, công ty này đã giảm được ít nhất hai nhân tố làm cho cả các nhà vận hành phòng thử ng-hiệm và ban giám đốc của công ty hài lòng – một kết quả được đánh giá cao. Cho nên, cần lưu ý:

  • Sử dụng một hệ thống ghi nhãn Phòng thử ng-hiệm phù hợp;
  • Quản lý tài liệu của bạn bằng cách sử dụng phương pháp KANBAN (xem trang 35);
  • Tránh hàng tồn kho quá mức;
  • Giảm số lượng điều khoản được áp dụng.

2.9. Các hoạt động CIP – Tin tưởng nhân viên của bạn

CIP - Cải tiến liên tục là điều sống còn của mỗi hệ thống.

Hình 16: CIP – Cải tiến liên tục là điều sống còn của mỗi hệ thống.

Câu hỏi Không
  • Các phương pháp có hệ thống như phân tích chuỗi giá trị, sử dụng để cải tiến quy trình?
  • Nhân viên tham gia đầy đủ vào các quy trình này?
  • Có những nhân viên tận tâm được đào tạo về tối ưu hoá quy trình có hệ thống?
Bạn cần:

  • Đào tạo nhân viên theo phương pháp điều tra nguyên nhân gốc rễ;
  • Động viên nhân viên của bạn tham gia vào các hoạt động của CIP / KAIZEN;
  • Đánh giá sự tiến bộ;
  • Hãy tự tin và nói về nó!

Kết Luận:

Đếm số câu hỏi bạn đã trả lời bằng ‘Có’.

Nếu Bạn có 1-15 câu “Có”: Bạn hãy bắt đầu một dự án tinh gọn trong phòng thử nghiệm của bạn. Hãy bắt đầu bằng những bước nhỏ. 5S là một cách hiệu quả để bắt đầu. Chỉ định người lãnh đạo dự án có thể dành khoảng 20-50% thời gian cho dự án này. Phân tích cũng là phương pháp tốt để thấy được những khoản thâm hụt lớn nhất.

Nếu Bạn có 16-28 câu “Có”: Bạn đang đi đúng hướng, nhưng vẫn còn chỗ để cải tiến. Bạn có thể muốn trả lời lại câu hỏi về các nguồn nhân lực hoặc vấn đề ưu tiên khác.

Nếu Bạn có 29-35 câu “Có”: Xin chúc mừng! Phòng thử nghiệm của bạn tinh gọn rồi đấy. Hãy duy trì. Cải tiến liên tục và theo dõi là rất quan trọng. Chia sẻ kiến thức của bạn với đồng nghiệp. Nỗ lực của bạn nên được thấy về mặt chi phí, chất lượng và thời gian chờ.

0934 517 576